При обработке достаточно большого объема информации, которая осуществляется в программе Excel, в каждом отдельном ее файле, используются разные методы автоматизации, задействуются макросы и формулы. Для того чтобы одновременно несколько человек могли работать над одним проектом, к обработке данных, к конкретному документу необходимо подключать несколько пользователей.
Многие считают, что по умолчанию, с одним файлом может работать только один человек. Но данное мнение ошибочное. В программе предусмотрена специальная возможность, с помощью которой можно сразу нескольким пользователям открыть доступ к информации, к ее редактированию. В материале вниманию представлена подробная инструкция, как открыть общий доступ к excel файлу, как производится редактирование, как отключить совместный доступ в Excel и другие важные нюансы, связанные с совместным пользованием файлами.
На данном сайте вы найдете и другие статьи по работе с программой Excel.
Содержание
- 1 Предоставление совместного доступа
- 2 Настройка параметров
- 3 Открытие общего файла
- 4 Просмотр действий участников
- 5 Рецензирование действий пользователей
- 6 Удаление пользователя
- 7 Ограничения по использованию общей книги
- 8 Отключение общего доступа
- 9 Видеоролик как настроить общий доступ к файлу Excel в локальной сети
Предоставление совместного доступа
Разработчики данного программного обеспечения сделали все возможное для комфортного использования. Есть необходимые инструменты, как сделать общий доступ к файлу Excel для редактирования. Есть специальная функция, которая позволяет не только делиться файлом онлайн, но за счет встроенной возможности можно решать большое количество других проблем, которые могут возникнуть при совместной работе с книгой. Например, есть специальные функции, с помощью которых можно отслеживать изменения, которые внесли другие участники, при необходимости убрать их, изменять или одобрять. Главное знать, как настроить нужную опцию.
В первую очередь, необходимо рассмотреть вопрос, каким образом можно поделиться файлом с необходимой информацией, как настроить общий доступ к файлу.
Создав книгу, пользователь должен активировать общий доступ к нужному файлу эксель. Эта опция располагается на панели инструментов, в разделе с редактированием.
Далее автоматически активируется окно с контролем доступа к редактируемым и создаваемым файлам. Сразу стоит уточнить, что для этого нужно войти в свой аккаунт Office.
Пользователь должен указать электронную почту человека (или нескольких людей), которым хочется предоставить разрешение. Также там можно написать сообщение и после отправить. Либо же можно скопировать ссылку и отправить их тем лицам, которым хочется предоставить разрешение. Подтверждаем действие нажав на кнопку OK.
Сделав эти несложные шаги, файл станет доступным пользователям с разными учетными системами, на различных устройствах. Возле названия книги, вверху будет отображаться актуальный режим доступа, который характеризуется, как общий.
Настройка параметров
Если дать общий доступ, во вновь образованном окне доступа каждый пользователь может настроить, подходящие для совместного редактирования файла excel, необходимые параметры и задачи. Сделать это можно, как при активации режима совместной работы, так и немного позже. При этом управлять подобными функциями получиться только у того пользователя, который отвечает за работу файла, создал его и предоставил доступ, для других это недопустимо.
Для выполнения подобной манипуляции необходимо перейти во вкладку с подробностями. Здесь указываем необходимые действия, которые связаны с архивированием, с изменением, а еще можно прописать срок. Можно также установить варианты обновления внесенных изменений. Здесь может быть сохранение до определенного временного периода или по умолчанию во время сохранения книги.
Особо важной настройкой стало проведение записи при определенных изменениях. Она необходима для того, чтобы одну и ту же ячейку в одно время не могли редактировать сразу несколько пользователей, чтобы не возникла путаница. В этих настройках по умолчанию указано, что преимущество по выполнению действий имеет участник проекта в режиме совместного доступа. Он может действовать через окно управления, ставить требуемые настройки. При этом данные можно изменить, и преимущество будет на стороне того, кто первый смог сохранить файл. Каждый параметр и все функции необходимо сохранять в сети при помощи подтверждения выполненного действия.
Открытие общего файла
Разобравшись, как сделать совместный пользовательский доступ к файлу excel, можно произвести его открытие. Если необходимо открыть тот файл, где разрешен обмен, следует выполнить следующие действия:
- в книге нужно найти вкладку файл и включить его;
- выбрать название книги и активировать кнопку открыть;
- далее необходимо перейти на вкладку с файлом.
Выполнив данные действия можно начинать работать с документом. Требуется открыть office, перейти на вкладку параметры excel.
Просмотр действий участников
Совместное использование файла подразумевает под свой координацию действий всех участников, постоянный контроль. Для достижения подобных целей, важно не только знать, как включить общий доступ, но также необходимо выполнять определенные манипуляции.
Например, если необходимо проконтролировать действия другого пользователя в то время, когда он работает с книгой, необходимо выбрать в разделе «Рецензирование» кнопку с исправлениями. В открывшемся меню снова выбрать исправление.
Выполнив описанные шаги, будет открыто окно с предварительным обзором. Все проведенные с книгой одновременные изменения можно будет отслеживать, так как они сохраняются автоматически. Предоставление общего доступа к книге зафиксировано проставлением флажка рядом с выбранным элементом. Посмотреть их можно в левом верхнем углу.
При этом здесь будут сохранены те действия, которые совершил один пользователь после последнего сохранения документа. По всему диапазону листов можно таким образом учитывать правки, которые совершили все пользователи. Отдельным цветом будут помечены действия каждого из участников.
Если на отмеченную цветом ячейку навести курсор, вниманию будет представлена заметка. Здесь будет прописано, какое действие выполнил каждый конкретный пользователь. Если требуется изменить правила, с которыми отображается исправление, действовать придется через настройки, иным способом действовать невозможно.
Предоставив пользователю к Еxcel файлу общий доступ, получиться включить журнал действий. Чтобы сделать это, достаточно выполнить следующие шаги:
- В верхнем левом углу кликаем на кнопку «Файл».
- Перейти во вкладку «Сведения».
- Перейти в раздел «Журнал версий».
Далее Excel откроет журнал версий, где получиться отслеживать любые изменения в файле.
Рецензирование действий пользователей
У главного пользователя есть не только возможность сделать общий доступ к рабочему файлу excel, но также отклонять недопустимые правки либо применять те изменения, которые произвели другие участники. В данном случае выполняются следующие действия:
- необходимо перейти на вкладку «Рецензирование»;
- далее нажать на кнопку с исправлениями;
- в открытом меню выбрать пункт с принятием или отклонением исправления;
- установить необходимые настройки;
- подтвердить действия при помощи кнопки OK.
Откроется новое окно, где отобразятся все правки, которые соответствуют указанным настройкам. Требуется выбрать конкретное исправление. Благодаря этим действиям пользователь может отменить либо принять правки. Одновременно с этим, у главного пользователя есть возможность отклонять сразу все указанные операции или принимать группу исправлений.
Удаление пользователя
Если по какой-то причине пользователя требуется удалить после предоставления в excel совместного доступа к файлу, то есть список действий, который поможет достигнуть этой цели. Удалять юзера нужно в тех случаях, если пользователь по техническим причинам не может вносить исправления, если он покинул многопользовательский проект, если учетная запись какого-то человека была введена неверно либо он поменял устройство, с которого работал над документом. Чтобы произвести удаление, выполняются такие действия, как:
- нужно перейти на вкладку «Общий доступ»;
- откроется меню в котором переходим в «Управление доступом»;
- выбираем пользователя, которого нужно удалить;
- во всплывшем окне нажимаем на редактирование доступа и выбираем пункт «Удалить».
После выполнения операции выйдет предупреждение относительно того, что, если удаляемый участник занимается редактирование книги, его действия после выключения останутся не сохраненными. Если же никакие работы удаляемым пользователем не производятся, то можно нажать на кнопку «OK».
Ограничения по использованию общей книги
Важно понимать, что во время многопользовательской совместной работе в файле excel, нужно быть готовым к определенным ограничениям. В частности, никто из редакторов при включенном ограничении, не сможет делать эти действия:
- создание таблиц;
- изменение или вставление скриптов;
- манипулирование сетевыми XML-данными;
- объединение или разделение ячеек;
- убирать различные листы;
- добавлять строку или столбец.
Все это довольно существенные ограничения деятельности. Допустим, если расширить документ, вполне получиться обходиться без манипулирования XML-данными, но, при этом, если ограничен доступ к созданию таблиц, могут возникнуть определенные проблемы. Для обхода ограничений, объединения ячеек, создания таблицы, требуется выполнить простое действие. На время нужно выключить предоставление к документу общего доступа, установить необходимые настройки и снова активировать ранее невозможный совместный доступ.
Отключение общего доступа
Окончив работу над расширенным проектом, очень часто также возникает потребность внести в файл определенные изменения. Итак, как отключить совместный доступ в файле excel? В этом случае режим совместной работы необходимо деактивировать. Все участники, работающие с документом, покидают его, предварительно сохранив последние правки.
Далее документом управляет только его основной создатель. При желании сохранить коллективный журнал операций, необходимо перейти на вкладку Обзор, нажать на опцию с исправлениями и параллельно в открывшемся меню снова выбрать эту функцию.
В ячейке с выделенными исправлениями нужно установить во временном параметре опцию «все». В полях с именами пользователей нужно снять флажки. Такая же процедура проделывается с параметром, связанным с отметкой исправления на экране. Галочку необходимо поставить перед тем, как вносить изменения на отдельный лист и подтвердить проведенные действия.
После этого программа автоматически создаст новый лист, который будет называться Журнал. Здесь предоставлены все данные о том, каким образом происходило редактирование.
Как правило, после этого появляется предупреждение относительно того, что, если выполнить это действие, общий доступ к документу будет закрыт, добавлять никого не получится. Необходимо подтвердить свое согласие. Сделав все описанные выше действия, общий доступ к файлу закроется и очиститься история исправлений. Изучить их можно только открыв появившийся лист «Журнал», где все данные отображены в виде таблицы.
Видеоролик как настроить общий доступ к файлу Excel в локальной сети
На основании представленной выше информации становится понятно, что программа Excel, в отличие от распространенного мнения, предоставляет возможность одновременно с одним файлом работать несколькими пользователям. Кроме того, есть специальные инструменты, с помощью которых получиться эффективно следить за действиями каждого члена группы, если его имя добавлено в список. В режиме есть некоторые функциональные ограничения. Но, если знать, какие настройки устанавливать, их можно легко и просто обойти, обеспечить, тем самым, нормальные рабочие условия для выполнения необходимых операций с документом.