Усвоить Эксель таблицы за 15 минут

Работа с Эксель для начинающих кажется очень трудоемкой. Но тем, кто занимается обработкой данных, грамотно созданная excel таблица значительно сэкономит время при составлении сводных отчетов, баз данных, графиков и диаграмм. Наша задача – ответить на вопрос: «Как создать в эксель таблицу и сделать ее функциональной?».

Сама по себе работа на компьютере требует определенных знаний. Именно поэтому создано множество обучающих инструкций для «чайников», как работать в различных программах.

В данной статье будет рассмотрена работа с Excel для начинающих пользователей, длительное обучение для которых недоступно и неудобно. Литература типа «Таблица эксель для чайников» иногда написана настолько сложным для восприятия языком, что хочется, чтобы кто-нибудь объяснил профессиональные термины и показал наглядно, как построить таблицу в excel без углубления в историю создания первого компьютера.

Начнем с того, что рассмотрим в целом, как выглядит программа, как пользоваться ей, и почему Microsoft Excel удобна для работы с большим количеством данных.

На данном сайте вы найдете и другие статьи по работе с программой Excel.

Как создать таблицу в excel для чайников

Изучение новичками возможностей программы – процесс не быстрый. Начинающему пользователю (или по-простому «чайнику»), открывается экран, заполненный множеством прямоугольников. А как в excel сделать таблицу — для него пока большая загадка, а преобразование их в цветные диаграммы – вообще что-то сложное и недоступное.

Работа в эксель с таблицами для начинающих – возможность увидеть разницу с другими программами и сравнить уровень трудоемкости процесса. За годы существования программы создавалось огромное количество документов, на основании чего функционал программы модернизировался, и новые функции сейчас позволяют использовать эксель для начинающих.

Эксель таблица создается разными способами в зависимости от задач, которые она должна решать. Каждый метод имеет свои преимущества для получения необходимого результата.

Для начала необходимо отчетливо понять, что такое таблица в excel, оценив ее визуально:

Пустая страница, по сути своей, уже готовая, где строки обозначены арабскими цифрами, а столбцы – буквами латиницы. Но если распечатать этот лист, то на бумаге не будет отражено ничего – ни ячеек, ни границ. Возникает вопрос: «Как в excel создать таблицу с полным функционалом?»

В первую очередь, давайте освоим принцип работы с границами строк и столбцов, чтобы таблица разбилась на ячейки и стала видимой.

Как выделить столбец и строку

Чтобы обозначить столбец полностью, кликаем по латинской букве вверху (его наименованию) левой кнопкой мыши.

Для обозначения строки – по цифре (наименованию строки).

Для выделения нескольких столбцов, нажимаем левой кнопкой мыши на наименование и, удерживая ее, ведем курсор вправо до окончания зоны выделения, затем отпускаем кнопку. Процедура с выделением строк аналогична, только мышку двигаем сверху вниз или наоборот.

Как в эксель работать еще быстрее – очень просто: для этого существуют наборы «горячих клавиш». Кликаем по любой ячейке и нажимаем одновременно на клавиатуре Ctrl + пробел, тем самым выделяя весь столбец; при нажатии Shift + пробел одновременно – выделяется полностью строка.

Кроме того, существует способ, как нарисовать таблицу в excel. При активации кнопки «Границы» на ленте инструментов в блоке «Шрифт» открывается выпадающий список, где выбираем «Нарисовать таблицу». В данной ситуации рисование заключается в выделении границ и подбора их цвета и формы, но карандаш на мониторе присутствует.

Как изменить границы ячеек

Часто при заполнении таблицы эксель, все символы не вмещаются в ячейку, следовательно, необходимо расширить границы ячеек. Здесь существует тоже несколько способов:

1. Вручную: наводим курсор на границу столбца (курсор превращается в двойную стрелку), далее, зацепив границу левой кнопкой мыши, расширяем столбец на необходимую ширину.

   

2. Автоматически: для вмещения длинного слова, уже вписанного в ячейку, делаем 2 клика по границе левой кнопкой мыши, и программа сама расширит границы до нужного размера.

   

3. При необходимости сохранения ширины, но увеличения высоты строки, применяем кнопку «Перенос текста» на ленте инструментов. Ваш текст разобьется на несколько строк.

   

Если необходимо изменить ширину нескольких столбцов или высоту строк одновременно – выделяем сразу всю область для корректировки и вручную передвигаем границы столбца или строки. Программа самостоятельно изменит границы всех столбцов или строк выделенного диапазона.

Для возврата к прежним размерам можно использовать кнопку «Отмена» или горячие клавиши CTRL+Z. Но данная операция доступна только сразу. После совершения других действий, вернуть назад эти исправления будет уже нельзя.

Для возврата к исходным границам строк, во вкладке «Главная» открываем выпадающее меню «Формат», и нажимаем «Автоподбор высоты строки».

Для корректировки ширины столбцов данный способ не подойдет. Открываем «Формат» — «Ширина по умолчанию» и запоминаем цифровое значение (обычно это 8.43, что соответствует количеству символов шрифта Calibri размером 11). Далее выделяем любую ячейку в восстанавливаемом столбце. Опять нажимаем «Формат» — «Ширина столбца» и вводим значение, которое ранее запомнили. ГОТОВО.

Как вставить столбец или строку

Таблица excel очень удобна при добавлении новых данных даже в уже готовые базы. Чтобы добавить дополнительные области для внесения информации, выделяем столбец, правее добавляемого или строку, ниже места вставки. Следовательно, новый столбец появится левее обозначенной ячейки, а новая строка – выше.

Далее нажимаем правую кнопку мыши и в выпавшем меню выбираем «Вставить» (для более быстрого результата, можно воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Отмечаем нужную нам категорию вставки.

Создание таблицы в Excel с базовыми навыками, полученными сейчас, будет намного проще и понятнее, чем с использованием «способа научного тыка» В процессе составления понадобится и вставлять столбцы и строки, и изменять их размер.

Создание таблицы с формулами

1. Первую строку заполняем наименованиями столбцов (шапку таблицы), вводя данные вручную. Далее вносим в первый левый столбец названия строк. Тут и применяем полученные навыки – меняем, при необходимости ширину столбцов и высоту строк.

   

2. Для заполнения графы «Стоимость», выделяем ячейку под названием и ставим знак «=». Это сигнал для таблицы Excel, что здесь будет внесена формула. Далее щелкаем по ячейке В2 (цена), ставим «*» (знак умножения), и щелкаем по ячейке С2 (количество). ОК. Теперь она сама подсчитывает итог по формуле.

3. Теперь подведем курсор мыши к правому нижнему углу «умной ячейки». Сформировавшийся крестик – это инструмент автозаполнения. Нажимаем на него правой кнопкой мыши и, не отпуская, протягиваем вниз до конца строк таблицы. Теперь формула скопирована во все ячейки столбца.

   

4. Расчертим нашу таблицу. Выделяем всю заполненную данными область. Далее во вкладке «Главная» — меню «Шрифт» — «Границы» отмечаем «Все границы».

При распечатке документа теперь все границы будут видны.

Меню «Шрифт» позволяет оформлять данные Excel, равно как и в программе Word.

Чтобы сделать таблицу в экселе более структурированной, можно поменять размер и жирность шрифтов, залить цветом наименования, изменить расположение текста в ячейках.

Как создать таблицу в excel пошаговая инструкция

Работа в excel с таблицами дает возможность не только упорядочить данные, но и преобразовать их в рабочее поле контроля деятельности предприятия. Прежде чем приступить к созданию новой таблицы в Excel, необходимо понимать, что существуют определенные правила:

• Все данные структурируются по колонкам и рядам – под одну запись отводится отдельная строка.
• «Шапка», где указываются наименования столбцов — прописываются в первом ряду.
• Каждый столбец оформляется в едином формате – будь то числовой, текстовый или денежный.
• Каждая запись таблицы должна быть идентифицирована (пронумерована), следовательно, первый столбец предназначается для нумерации строк.
• Сделать таблицу необходимо без включения пустых строк и столбцов. Допустимо только содержание нулевых значений.

Как создать таблицу в excel вручную

Для грамотной систематизации данных и комфортной работы в дальнейшем, новая таблица должна создаваться со знанием правил пользования программой Эксель. Делать таблицы в Excel можно двумя способами: вручную и автоматически.

Ручное формирование включает следующие этапы:

1. Создать документ Microsoft Excel и присвоить ему имя.
2. Далее открыть созданную «книгу» и продолжить работу в активном «листе».
3. Обозначить диапазон ячеек создаваемой таблицы.
4. Во вкладке «Главная» — «Шрифт» активировать выпадающий список «Границы» и выбрать пункт «Все границы».
5. И, наконец, внести в сетку необходимые данные.

Можно также нарисовать таблицу Excel. В данной ситуации необходимо:

1. Выбрать опцию «Сетка по границе рисунка» в выпадающем меню «Границы».
2. Нажать на левую кнопку мыши и, не отпуская, обвести область необходимых ячеек. Готово.
3. Теперь можно заполнить сетку требуемой информацией.

Как создать таблицу в excel автоматически

Уверенные пользователи советуют тщательно изучить вопрос, как составить таблицу в Excel в автоматическом режиме. Используя базовые инструменты программы при составлении форм, вы ускоряете трудоемкий процесс и экономите драгоценное время.

Рассмотрим 2 способа:

Первый классический вариант предполагает создание таблицы в Excel с чистого листа, не заполненного никакими данными.

Область таблицы

Для начала определяем, сколько нужно столбцов и строк в создаваемой таблице. Далее выделяем необходимую область ячеек.

Следом нужно выбрать инструмент конструктора «Форматировать как таблицу» в меню «Главная».

Программа выдаст на выбор множество различных вариантов оформления – необходимо выбрать один. Как в эксель сделать таблицу, в каком стиле ее оформить и каким функционалом наделить – все зависит от ваших потребностей.

Затем уточняем границы, если это необходимо, и нажимаем «ОК».

Создание таблицы завершено!

Как в таблице excel указать все необходимые моменты для включения полного ее функционала? Все просто: после выделения таблицы, программа автоматически откроет «Конструктор», и уже здесь можно задать наличие подзаголовков, итогов, фильтров для сортировки данных, наличие чередующихся строк и т.д.

Кнопка таблица на панели быстрого доступа

Разработчики корпорации Microsoft предусмотрели решение вопроса, как вставить таблицу в эксель. Использование готовых шаблонов решает задачу оформления объекта в определенной цветовой гамме для систематизации данных. В шаблонной таблице уже есть заголовки, обозначены границы, и даже установлены фильтры для каждого столбца. Для неуверенных пользователей («чайников») это крайне полезно, ведь работать с таблицами становится намного комфортнее.

Чтобы воспользоваться этим функционалом, необходимо активировать область ячеек, которые понадобятся для оформления таблицы. Далее перейти в меню «Вставка» и найти значок «Таблицы».

• В программе Excel 2007 года нажать на пиктограмму. Далее поставить галочку или убрать ее в пункте «Таблица с заголовками» в открывшемся диалоговом окне. ОК.
• В Microsoft Excel 2016 нажать на символ и выбрать позицию «Таблица». Ввести интервал ячеек вручную или выделить необходимую область мышкой. ОК.

Примечание: для того, чтобы создать таблицу в экселе также используют горячие клавиши CTRL + T.

Чтобы откорректировать наименования столбцов, необходимо дважды кликнуть на изменяемом объекте и ввести новое название, либо сделать данное действие в строке формул.

Диапазон ячеек

Процесс работы с цифровой информацией включает в себя и применение формул с указанием диапазонов данных. Множество соседних ячеек таблицы, образующие прямоугольник, и являются диапазоном. Он может состоять из одного столбца или одной строки, НО выделенная область должна обязательно быть прямоугольной. В частности, формат ячеек в данной ситуации не имеет значения.

Для облегчения процесса редактирования таблицы, программа Excel автоматически активирует вкладку «Конструктор» и раскрывает инструментарий. Для автоматизации процесса, размещаются переключатели на пунктах «Строка заголовка» и «Строка итогов».

Теперь в ячейках итоговой строки можно ввести формулы для включения функционала автоматических расчетов на основании введенных данных.

Заполнение данными

Как заполнить таблицу – внести в соответствующие строки и столбцы необходимую информацию: текстовую (наименования), числовую (количественные значения) и формулы для включения необходимого функционала. То есть необходимо поставить задачу (написать формулы) и дать материал для выполнения этой задачи (таблицу заполнить данными для расчетов).

Как работать с таблицей в excel

Работа  с таблицами в excel «для чайников» представляет собой пошаговый процесс обучения с целью построения алгоритма действий для дальнейшей деятельности в приложении. А теперь к практике:

• Для заполнения сетки таблицы установите курсор мышки на нужную ячейку и активируйте ее нажатием левой кнопки. Пошагово вставляйте данные в строки в текстовом или цифровом значении (в зависимости от формата данных). Чтобы редактировать уже существующую информацию – кликните дважды или воспользуйтесь клавишей F

• Введение одинаковых текстовых значений в строках таблица распознает сама. В данной ситуации можно ввести несколько символов и, при выпадении варианта текста, нажать ОК для автозаполнения.

  

• Часто пользователям приходится обрабатывать информацию в очень больших таблицах. Для получения итогов, нужно пролистать не одну страницу. Удалять данные нет возможности, а вот скрыть их можно. Выбрать актуальную на данный момент информацию позволяет опция раскрытия стрелок в строке заголовков (первая строка) создаваемой таблицы Excel. Здесь можно отфильтровать информацию по заданным параметрам, удалив галочки рядом со значениями, которые требуется убрать из поля видимости.

РИС30

• Для удобства восприятия информации, выберите удобную цветовую гамму, используя функцию «чередующиеся строки» или «чередующиеся столбцы».
• Попробуйте изменить имя таблицы с помощью раздела «Свойства» в «Конструкторе».
• При необходимости расширения области таблицы (увеличения количества строк и столбцов), нажмите кнопку «Изменить размер таблицы» во вкладке «Конструктор». Добавлять ячейки автоматически программа будет в установленном ранее формате. Также можно активировать последнюю заполненную ячейку таблицы перед итоговой строкой и протянуть ее вниз – заполненная таблица пополнится новыми строками.

  

• Показатели итоговой строки останутся неизменными до момента внесения информации в новые ячейки. Расчет итогов производится автоматически при увеличении объема данных.

  

• Наименования столбцов необходимо оформлять только в текстовом формате (числовые значения excel таблицы автоматически переводят в текстовый). При включении в формулы расчетов ссылки на эту ячейку заголовка, функция может работать некорректно.

Как напечатать таблицу в excel

Для распечатки созданной таблицы Эксель необходимо войти в меню «Файл», далее вкладка «Печать», заполняем количество копий документа. Для установки параметров печати, открываем «Свойства» и определяем качество печати и цветность документа. ОК.

При работе с эксель таблицами, часто случаются ситуации, когда формат таблицы превышает размер листа и выходит за его границы, даже при смене ориентации листа на горизонтальную. В таких случаях отдельные строки и столбцы распечатываются на другой странице, причем без наименования, что крайне неудобно. Особенно раздражает, когда не хватило совсем немного места для нескольких рядов или колонок.

Существует несколько способов напечатать таблицу в excel, уменьшив документ до формата одного листа. Но прежде, чем заняться этим вопросом, стоит понимать, что если на лист не входит значительная область документа, то попытка сжать его приведет к тому, что он станет нечитабельным. В данном случае лучшим выходом будет распечатать таблицу на бумаге большего формата или на нескольких листах и склеить их. В любом случае, пользователь должен определиться сам.

А теперь рассмотрим способы решения проблемы:

1. Смена ориентации страницы

Данный вариант приемлем, если в таблице небольшое количество строк или создателю неважно на сколько листов в длину растянется документ – главное, отразить на одном листе все колонки.

Заходим во вкладку «Разметка страницы», жмем на кнопку «Ориентация». В выпавшем меню кликаем по изображению «Альбомная».

Теперь поля страницы раздвигаются, ориентация меняется с книжной на альбомную, и весь текст помещается в ширину.

Этот же эффект можно получить через раздел «Печать» во вкладке «Файл». В блоке настройки печати (в центре открывшегося окна) нажимаем на наименование «Книжная ориентация» и в выпавшем списке выбираем пункт «Альбомная ориентация». В области предварительного просмотра, документ сменит положение текста и готов к печати на одном листе.

Данного результата можно достичь и через «Параметры страницы».

2. Сдвиг границ ячеек.

В некоторых случаях, когда область таблицы используется нерационально – в колонках имеется пустое место, имеет смысл сократить ширину ячеек.

Устанавливаем курсор на границу колонки, нажимаем на левую кнопку мыши и, удерживая ее, ведем курсор влево до достижения уровня наиболее заполненного столбца. Подобные действия проделываем со всеми остальными колонками таблицы.

При необходимости уменьшения длины документа, данную операцию можно провести и со строками.

3. Разметка страницы

Как в экселе сделать шире область печати, знают опытные пользователи. Если требования к документу не критичны, то во вкладке «Разметка страницы», нужно нажать иконку «Поля». В открывшемся списке выбрать «Настраиваемые поля». Теперь пользователь устанавливает максимально-минимальные значения для правого и левого полей (листы excel позволяют сократить их до «0»).

Кроме того, можно раздвинуть границы и в высоту – уменьшить параметры верхнего и нижнего полей, плюс удалить колонтитулы, если они не используются.

4. Настройки печати:

В разделе «Печать» меню «Файл» находим раздел «Настройки печати». В самом внизу указан параметр настроек масштабирования («Текущий»). При нажатии на данное поле выпадает список, там выбираем «Вписать лист на одну страницу». Если расположение строк на одном листе не так важно, то можно выбрать «Вписать столбцы на одну страницу». Когда полученный результат устраивает и документ остался читабельным – распечатываем.

5. Окно параметров страницы

Через меню «Файл» открываем вкладку «Печать» и переходим в «Параметры страницы». Далее в блоке настроек «Масштаб» кликаем на указанный параметр, и из выпавшего списка отмечаем «Параметры настраиваемого масштабирования». Теперь устанавливаем «галочку» рядом с позицией «Разместить не более чем на». И прописываем «1» для полей «Стр. в ширину» и «Стр. в высоту». Открываем предварительный просмотр, где откроется таблица в формате одного листа. Можно распечатывать.

Как показано – существует множество способов редактирования размера документа, но каждый из них актуален в определенном случае. Управлять вставленной таблицей, когда есть понимание, как делать форматирование, несложно.

Мы рассмотрели, как сделать таблицу в эксель пошагово (для начинающих) от чистого листа до распечатки готового документа. Для многих, даже опытных пользователей напомнили, в чем заключается работа с таблицами эксель и, может быть, открыли новые секреты.

Как работать в программе excel – индивидуальный выбор каждого. Для удобства, в ней можно изменить стиль, размеры кнопок, настроив рабочую панель под свои требования и возможности. Программа имеет почти безграничные возможности для обработки данных в любом количестве.